Как обеспечить плавный переход на новую CRM-систему

Запуск программного обеспечения (ПО) часто сопровождается сложностями. Особенно, если речь идет о замене CRM. Установка и настройка программы — только часть работы. Ведь для мягкого перехода следует составить корректный план, обеспечить перенос данных и задействовать каждого сотрудника. Только совместным трудом вы обеспечите эффективное внедрение и слаженную работу нового ПО.

Пусть переход на новую CRM будет коллективным решением

Не стоит самостоятельно выбирать систему. Организуйте собрание, и сообщите подчиненным о своем желании внедрить CRM. Не ставьте персонал перед фактом, а предложите принять участие в поиске оптимального ПО.

При этом уточните следующие детали:

• система должна легко интегрироваться с уже установленными программами;
• выделите обязательный функционал, и позвольте сотрудникам расширять список опций;
• укажите какое ПО уже установлено.

Так вы получите обратную связь, и сделаете процесс внедрения максимально простым. Никто не будет противиться новому ПО, ведь каждый сотрудник участвовал в выборе системы.

Подготовьте свою команду к внедрению CRM

Чтобы процесс был эффективным, следует обучить персонал правилам работы в новой программе. Покажите сотрудникам все функциональные возможности CRM. Продемонстрируйте как вводить, просматривать и перемещать данные. Обучите их азам управления информацией в системе. При этом не ограничивайтесь только компьютерами. Расскажите о возможности работы с других устройств: планшетов, смартфонов и т. д.

Обеспечьте обратную связь

Внедрение CRM пройдет быстрее, если вы будете коммуницировать с командой. Позвольте специалистам обсуждать систему, задавать вопросы, оставлять отзывы и вносить предложения по улучшению ее работы. Так вы ускорите процесс адаптации к новому ПО, и сможете быстро настроить платформу с учетом специфики бизнеса.

• CRM-систем Zoho

Выделите ключевые моменты и спорные вопросы

Обеспечьте правильную подготовку к переходу на CRM, и начните определять ключевые моменты заранее. Для этого выполните такие действия:

• определите основные цели внедрения CRM;
• составьте список ключевых моментов в работе компании;
• сделайте правильное описание бизнес-процессов, скриптов и т. д.;
• проанализируйте собранные данные и выделите вопросы, которые остались без ответа.

Важно: современные CRM позволяют проводить быструю синхронизацию с уже установленным ПО, и обеспечивают полный перенос данных. Но лучше убедиться, что все сделано правильно. Составьте план важных проектов, разделив их на более мелкие элементы. Так будет проще отследить корректность перехода на новую CRM.

Составьте детальный план внутренних коммуникаций

Одна из основных причин перехода на CRM — расширение штата. Но чем больше пользователей, тем сложнее контролировать их успехи при переходе на CRM. Упростите себе задачу, составив удобные каналы для внутренних коммуникаций:

• организуйте рассылку на электронную почту с новостями по работе в CRM;
• информируйте пользователей о предстоящих нововведениях;
• обеспечьте обратную связь;
• повышайте значимость каждого сотрудника, рассказывая об их вкладе во внедрение CRM.

Создайте открытый канал для общения, и правильно реагируйте на предложения по улучшению работы системы. Так подчиненные будут заинтересованы в новом ПО.

• CRM-система Creatio

Рассматривайте данные в CRM со стратегической точки зрения

Внедрение CRM помогает снизить количество «плохих данных». Это устаревшая информация, задвоения и т. д. Чтобы отсеять ненужные сведения, рассматривайте информацию в системе со стратегической точки зрения.

Для оценки качества данных, ответьте на следующие вопросы:

• какая информация необходима для достижения поставленных целей;
• самые распространенные проблемы данных на текущий момент;
• какие настраиваемые объекты не стоит переносить в новую CRM;
• хватает ли пользователям информации для выполнения текущих задач, или же им приходиться искать обходные пути для получения доступа к данным;
• какие сведения повторяются и могут быть удалены;
• какую информацию удалить по ненадобности;
• обеспечивает ли провайдер корректный перенос данных

Важно: не стоит останавливаться, выявив текущие проблемы и почистив информацию. Уточните у вендора об особенностях переноса сведений, существующих спецификациях и шаблонах импорта, и об ограничениях.

• CRM-система amoCRM

Обеспечьте правильный перенос данных в CRM и протестируйте программу

Каждая система использует собственное форматирование. Поэтому просто копировать и вставить информацию не получится. Перед переносом данные следует отформатировать. Когда подготовка завершена, и формат изменен, проводите перенос сведений постепенно:

1. Начните с импорта небольшого объема данных. Так вы убедитесь, что все сделано правильно, и можно приступать к переносу информации.
2. Проверьте наличие функций дедупликации. Так вы исключите удаление нужной информации и появление задвоений.
3. Сравните количество записей. После переноса количество записей должно оставаться таким же, как и в старой системе.
4. Проверьте отчеты по синхронизации данных. Так вы исключите ошибки в спецификациях, и предотвратите появление несоответствий.

Как видите, внедрение CRM может быть достаточно простым. Для этого следует задействовать всех сотрудников компании. Командная работа обеспечивает максимальную эффективность.

• Создаем выигрышную CRM-стратегию